Hinweise zum Datenschutz für Veranstaltungen der DFA Digital für alle gGmbH

Im Folgenden möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Veranstaltungen der DFA Digital für alle gGmbH (DFA) (im Folgenden: „Veranstaltung“) informieren. Die Datenschutzhinweise umfassen die drei üblichen Formate der DFA: Präsenzveranstaltungen, hybride Veranstaltungen und Online-Meetings. 

1.    Verantwortlicher

Für die Datenverarbeitung ist die

DFA Digital für alle gGmbH
Albrechtstraße 10
10117 Berlin
030 27576-173
info@digitaltag.eu

(nachfolgend: „wir“), verantwortlich.

2.    Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

2.1 Anmeldung zur Veranstaltung 

Die im Rahmen der Anmeldung zu einer Veranstaltung als Pflichtangaben erhobenen personenbezogenen Daten werden zur Vorbereitung und zur Durchführung der Veranstaltung erhoben. Grundsätzlich verarbeiten wir diese Kategorien personenbezogener Daten, um eine Veranstaltung durchzuführen: Name, Vorname, E-Mail-Adresse (privat oder geschäftlich), Position, Unternehmen/Organisation. Die Bereitstellung der als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten ist zur Teilnahme zwingend erforderlich, um die Durchführung der Veranstaltung zu ermöglichen. Wir verarbeiten Ihre Daten insbesondere für diese Zwecke:

• Zusendung der Anmeldebestätigung
• Erstellung eines Namensschildes bei Präsenzveranstaltungen 
• Betreuung vor, während und nach der Veranstaltung 
• Erstellung einer Teilnahmeliste
• Weiterleitung der Teilnahmeliste an Speakerinnen und Speaker zur optimalen Vorbereitung auf die Veranstaltung
• ggf. Weiterleitung der Teilnahmeliste an Dritte, die an der Veranstaltungsdurchführung beteiligt sind 

Die beschriebene Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung, Veranstaltungsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, die Veranstaltung bestmöglich vorzubereiten).

Für einige unserer Veranstaltungen ist die Angabe weiterer Informationen erforderlich, um bspw. etwaige Sicherheitsanforderungen vor Ort erfüllen zu können. Zu diesem Zweck werden die Daten ggf. auch an Dritte weitergegeben. Grundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung, basierend auf unserem Interesse an der Durchführung der Veranstaltung). Wir werden Sie rechtzeitig über die Angabe der erforderlichen Informationen informieren und diese Daten unmittelbar nach der Veranstaltung löschen. 

2.2 Besonderheiten der Teilnahme an einer hybriden Veranstaltung oder einem Online-Meeting

Einige unserer Veranstaltungen finden als Hybridveranstaltung oder als reines Online-Meeting statt. Bei einer hybriden Veranstaltung besteht die Möglichkeit der Teilnahme vor Ort oder virtuell. Im Folgenden finden Sie die notwendigen Informationen für eine Online-Teilnahme sowohl für die hybriden Veranstaltung als auch für reine Online-Meetings. Die Online-Teilnahme an einer hybriden Veranstaltung entspricht der Teilnahme an einem Online-Meeting. 

a) Teilnahme über eine Online-Meeting Software

Sofern Sie an der Veranstaltung online teilnehmen, erfolgt die Teilnahme in der Regel über die Online-Meeting Software „Microsoft Teams“. „Microsoft Teams“ ist ein Dienst der Microsoft Corporations, die ihren Sitz in den USA hat. Die Teilnahme kann auch über die Onlinemeeting Software „Zoom“ erfolgen, ein Dienst der Zoom Video Communications Inc, ebenfalls mit Sitz in den USA. Der Dienst der jeweiligen Online-Meeting Software wird uns als Auftragsverarbeitung zur Verfügung gestellt. 
Bei einer Online-Teilnahme können die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten Gegenstand der Verarbeitung sein:

• Angaben zu Ihrer Person: Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung, IP-Adressen der Teilnehmerin bzw. des Teilnehmers, Geräte-/ Hardware-Informationen bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei aller Online-Meeting-Chats
• bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion zu nutzen. Hierbei werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig. Einige der genannten Daten sind jedoch zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich und daher als Pflichtangaben gekennzeichnet. Die Bereitstellung dieser Daten ist zur Teilnahme zwingend erforderlich, um die durch Durchführung der Veranstaltung zu ermöglichen. 

Die Mitteilung anderer Daten ist freiwillig, kann aber für die Nutzung von bestimmten Services oder Funktionen erforderlich sein. Auch diese Daten sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Die Nichtbereitstellung der Pflichtangaben hat zur Folge, dass der betreffende Service oder die betreffende Funktion nicht erbracht werden kann. Bei optionalen Daten kann die Nichtbereitstellung zur Folge haben, dass wir das Online-Meeting nicht in gleicher Form und in gleichem Umfang wie üblich erbringen können.

Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer der Veranstaltung die Daten des Mikrofons und/ oder der Videokamera Ihres Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera und/ oder das Mikrofon jederzeit über die Onlinemeeting-Software des Anbieters deaktivieren bzw. stummschalten. Nähere Informationen zur Datenverarbeitung entnehmen Sie den Datenschutzhinweisen von Zoom: https://explore.zoom.us/de/privacy/ oder Teams: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy. 

Wenn es zur Protokollierung der Veranstaltung erforderlich ist, werden wir die Texteingaben, die im Online-Meeting erfolgen, vermerken. Im Falle von Veranstaltungen in Form eines Webinars können wir zum Zwecke der Aufzeichnung und der Nachbereitung von Webinaren die gestellten Fragen der Teilnehmenden weiterverarbeiten.

Rechtsgrundlagen für die beschriebenen Datenverarbeitungen sind Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses der Bitkom-Gruppe, soweit ein Arbeitsverhältnis besteht). Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zur Bitkom-Gruppe besteht, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, Online-Meetings durchzuführen, diese effizient zu gestalten und unseren satzungsgemäßen Auftrag zu erfüllen). 

b) Teilnahme über einen Livestream

Der Digitaltag wird über einen Livestream übertragen, den Sie in der Regel über unsere Webseite www.digitaltag.eu abrufen können. Der Livestream wird auf unserer Webseite über den Drittanbieter YouTube eingebettet, der nicht auf unseren Servern gespeichert ist. Ein Aufruf unserer Seiten mit eingebettetem Livestream führt dazu, dass Inhalte des Drittanbieters nachgeladen werden, der den Livestream bereitstellt. Hierdurch erhält der Drittanbieter die Information, dass Sie unsere Seite aufgerufen haben sowie die in diesem Rahmen technisch erforderlichen Nutzungsdaten.

Wir haben auf die weitere Datenverarbeitung durch den Drittanbieter keinen Einfluss. Allerdings haben wir bei der Einbettung des Livestreams darauf geachtet, den vom Drittanbieter angebotenen erweiterten Datenschutzmodus zu aktivieren. Der erweiterte Datenschutzmodus führt dazu, dass der Drittanbieter nicht automatisch Cookies setzt. Um den Livestream abspielen zu können, ist es jedoch erforderlich, dass Sie dem Setzen von bestimmten Cookies (Social-Media-Cookies) zustimmen. Anderenfalls kann der Livestream nicht starten.

Das Abrufen des Livestreams erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern Sie Ihre Einwilligung über unser Banner abgegeben haben. Bitte beachten Sie, dass die Einbettung von Videos dazu führen kann, dass Ihre Daten außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet werden. In einigen Ländern besteht dabei das Risiko, dass Behörden auf die Daten zu Sicherheits- und Überwachungszwecken zugreifen, ohne dass Sie hierüber informiert werden oder Rechtsmittel einlegen können. Sofern wir Anbieter in unsicheren Drittländern einsetzen und Sie einwilligen, erfolgt die Übermittlung in ein unsicheres Drittland auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.

2.3 Informationen über geplante Fotoaufnahmen auf der Veranstaltung

Bei einigen Veranstaltungen werden wir zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit Fotoaufnahmen anfertigen. Sobald dies der Fall ist, werden wir Sie spätestens zu Beginn der Veranstaltung darüber informieren. Es werden in der Regel Fotoaufnahmen bzw. Screenshots von Personen angefertigt, die eine besondere Rolle einnehmen (z.B. Speakerinnen und Speaker, Moderatorinnen und Moderatoren, etc.) oder Gruppierungen von Teilnehmenden zeigen sowie die Atmosphäre der Veranstaltung darstellen. 

Wir veröffentlichen diese Fotos

• auf der Digitaltag-Webseite,
• auf unseren Seiten in den sozialen Netzwerken wie LinkedIn, Mastodon, Twitter, Facebook und Instagram, 
• ggf. zur Erstellung eines Foto-Recap oder Highlightvideos der Veranstaltung.

Sofern Sie auf diesen Fotoaufnahmen nicht erscheinen möchten, bitten wir Sie darum, dies der Fotografin bzw. dem Fotografen mitzuteilen bzw. bei Online-Veranstaltungen ihre Kamera zu deaktivieren.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung hinsichtlich der Aufnahme von Fotos ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Wahrnehmung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, die Veranstaltung für Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit mit Lichtbildern zu dokumentieren und diese dann zu Informations- und Repräsentationszwecken zu verwenden). Sie können der Datenverarbeitung widersprechen.

2.4 Informationen zum Digitaltag und zu weiteren Aktionen per E-Mail

Wir senden an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse Informationen über den Digitaltag sowie weitere Aktivitäten und Veranstaltungen von uns. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interessenabwägung, basierend auf unserem Interesse, Dritte über unsere Veranstaltungen und Aktionen zu informieren und in diesem Zusammenhang Kontakt mit Ihnen aufzunehmen). Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, z.B. per E-Mail an info@digitaltag.eu. Eine solche Mitteilung von Ihnen lässt dabei die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt.

2.5 Newsletter 

Sie haben ferner die Möglichkeit, sich freiwillig für den Newsletter der DFA anzumelden. Nach der Anmeldung des zum Newsletters erhalten Sie eine E-Mail, in der Sie zur Verifizierung Ihre E-Mailadresse bestätigen müssen (sog. Double-Opt-In-Verfahren). Rechtsgrundlage für die Speicherung der E-Mailadresse und die Zusendung der Informationen ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), 7 DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Eine unkomplizierte Möglichkeit zum Widerruf haben Sie durch den Versand einer E-Mail an info@digitaltag.eu.

Im Rahmen der Anmeldung zum Newsletter speichern wir über die bereits genannten Daten hinaus weitere Daten, sofern diese erforderlich sind, damit wir nachweisen können, dass Sie unseren Newsletter bestellt haben. Dies kann die Speicherung der vollständigen IP-Adresse zum Zeitpunkt der Bestellung bzw. der Bestätigung des Newsletters umfassen, sowie eine Kopie der von uns versendeten Bestätigungsmail. Die entsprechende Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO und erfolgt in dem Interesse, über die Rechtmäßigkeit der Einwilligung Rechenschaft ablegen zu können.

3.    Datenweitergabe an Dritte 

3.1 Datenweitergabe an die Bitkom-Gruppe

Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, dies zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist oder wir ein berechtigtes Interesse daran haben, geben wir Ihre Daten im erforderlichen Umfang an andere Gesellschaften der Bitkom-Gruppe weiter. 

3.2. Datenweitergabe im Rahmen der Online-Teilnahme

Wir weisen Sie darauf hin, dass die Inhalte, die aus dem Online-Meeting stammen, allen Teilnehmenden zur Verfügung stehen. Sofern Sie online an der Veranstaltung teilnehmen, hat der Anbieter der Onlinemeeting-Software Zugang zu Ihren Daten, soweit dies im Rahmen der Auftragsverarbeitung vorgesehen ist. Dies gilt nicht, soweit wir ein Online-Meeting mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung durchführen. In diesem Fall kann der Anbieter der Onlinemeeting-Software nicht auf die Inhalte eines Online-Meetings zugreifen.

3.3 Datenweitergabe an externe Dienstleister und sonstige Personen 

Bei einigen unserer Veranstaltungen unterstützen uns Dritte bei der Durchführung. Dies sind Dienstleister oder Personen der folgenden Kategorien:

• Hosting-Dienstleister für den Betrieb unserer Server
• Dienstleister für die Bereitstellung eines Videokonferenzsystems (Zoom, Microsoft)
• Interaktive Workshop-Tools, z.B. Conceptboard 
• Speakerinnen und Speaker zur Vorbereitung auf eine Veranstaltung

Von uns eingesetzte Dienstleister müssen besondere Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Sie erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist.

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister befinden sich in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union, für das kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt und das einen niedrigeren Datenschutzstandard als die Europäische Union aufweist. Dies kann dazu führen, dass Dritte, z.B. Sicherheitsbehörden, Zugriff auf Ihre Daten erhalten, ohne dass Sie hiervon Kenntnis erlangen oder dass Ihre Betroffenenrechte eingeschränkt werden. In diesen Fällen verpflichten wir die Dienstleister durch sog. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder durch gleichermaßen geeignete Maßnahmen zur Einhaltung eines europäischen Datenschutzniveaus. Weitere Informationen oder Kopien der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Datenschutzbeauftragten.

4.    Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies zur Erfüllung der angegebenen Zwecke erforderlich ist oder für die Dauer von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Die im Rahmen der Veranstaltungsteilnahme verarbeiteten Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Veranstaltung gespeichert und gelöscht, sobald diese zur Vertragsdurchführung und -abwicklung nicht mehr benötigt werden (i.d.R. nach fünf Jahren) und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (mehr) bestehen.

Sofern Sie unseren Newsletter abonniert bzw. in unser Mailing eingewilligt haben, speichern wir Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Die Daten, die wir zum Nachweis der Newsletter-Einwilligung benötigen, speichern wir darüber hinaus bis zum Ablauf der Verjährungsfrist von drei Jahren.

5.    Rechte der betroffenen Person

Sie haben als betroffene Person das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) sowie auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. 

Erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen, sofern die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO beruht. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@digitaltag.eu.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. 

6.    Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten 

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz nord GmbH, Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin, E-Mail: office@datenschutz-nord.de.